Importer en masse des stagiaires pour vos demandes de financement
Ce guide vous explique, étape par étape, comment compléter la feuille « Salariés » du fichier Excel pour importer en masse vos salariés inscrits à une action de formation sur la plateforme ITE.PF.
Comment est organisé le fichier ?
Ce fichier Excel contient deux feuilles :
• Feuille « Salariés » - Vous y saisissez les informations personnelles et professionnelles de vos salariés, une ligne par personne.
• Feuille « Listes » - Les valeurs autorisées à utiliser dans certaines colonnes de la feuille "Salariés".
Avant de remplir la feuille « Salariés » du fichier Excel, veillez à bien télécharger et enregistrer le fichier sur votre navigateur.
Les colonnes à remplir
Colonnes obligatoires A à L
Renseignez les informations demandées dans les colonnes de A à L pour chaque salarié en respectant le format indiqué.
Colonne | Intitulée | Ce que vous devez saisir |
|---|---|---|
A | N° DN | Numéro à 7 chiffres du salarié (ex : 1234567). Ce numéro permet d'identifier le salarié. Les informations personnelles renseignées (nom, prénom, date de naissance…) doivent correspondre aux informations associées à ce N°DN. Dans le cas contraire, le salarié ne pourra pas être intégré dans l'import (contrôle de cohérence et RGPD). |
B | Civilité | Choisir dans la liste déroulante ou dans la feuille "Listes" : "Madame" ou "Monsieur" |
C | Prénom | Saisie libre (doit correspondre aux informations associées au N° DN du salarié) |
D | Nom | Saisie libre (doit correspondre aux informations associées au N° DN du salarié) |
E | Année de naissance | Année au format AAAA (ex: 1990) (doit correspondre aux informations associées au N° DN du salarié) |
F | Pays de naissance | Choisir dans la liste déroulante ou dans la feuille "Listes" (doit correspondre aux informations associées au N° DN du salarié) |
G | Le type de contrat | Choisir dans la liste déroulante ou dans la feuille "Listes" |
H | Date de début | Format JJ/MM/AAAA, ex : 01/09/2025 |
I | Date de fin | Format JJ/MM/AAAA, ex : 01/09/2025 (obligatoire seulement pour un CDD ou un contrat d'apprentissage. Laisser vide pour un CDI) |
J | Fonction | Utiliser le code correspondant à la fonction dans la feuille "Listes", pas l'intitulé complet |
K | Niveau de formation | Choisir dans la liste déroulante ou dans la feuille "Listes" |
L | CSP (catégorie socio-professionnelle) | Choisir dans la liste déroulante ou dans la feuille "Listes" |
⚠️ Pour les colonnes B, F, G, J, K, L, vous devez choisir une valeur qui existe exactement dans la feuille "Listes". Toute valeur différente sera rejetée comme une erreur.
Colonnes facultatives M à Q
Ces colonnes concernent les informations de salaire et de frais. Leur remplissage n'est pas obligatoire.
Renseignez les informations demandées dans les colonnes de M à Q pour chaque salarié en respectant le format indiqué.
Colonne | Intitulée | Ce que vous devez saisir |
|---|---|---|
M | Salaire brut mensuel | Nombre entier positif (en XPF) |
N | Nombre d'heures travaillées par mois | Nombre entier positif |
O | Frais de déplacement | Nombre entier positif (en XPF) |
P | Frais d'hébergement | Nombre entier positif (en XPF) |
Q | Frais de restauration | Nombre entier positif (en XPF) |
3 règles importantes à connaître
1- Les informations doivent correspondre au N° DN
Le prénom, le nom, la civilité et l'année de naissance doivent correspondre aux informations associées au n° DN du salarié.
Si ce n'est pas le cas, le salarié ne pourra pas être intégré dans l'import (contrôle de cohérence et RGPD).
2- La date de fin de contrat dépend du type de contrat
• CDI → laisser la case "Date de fin" vide.
• CDD ou Apprentissage → la date de fin est obligatoire.
3- Qui est considéré comme participant à l'action de formation ?
✅ Salarié présent dans le fichier : si sa ligne ne comporte aucune erreur, il est automatiquement coché comme participant.
❌ Salarié absent du fichier : il est automatiquement décoché et n'est pas considéré comme participant.
Comment enregistrer et importer le fichier sur ITE.PF ?
Étape 1 : Une fois la saisie terminée, veillez à supprimer la feuille « Listes » de votre fichier Excel afin de ne conserver que la feuille « Salariés ».
Étape 2 : Enregistrer votre fichier Excel au format CSV UTF-8 en allant dans Fichier > Enregistrer sous
Étape 3 : Dans le menu Type de fichier > sélectionnez CSV UTF-8 (délimité par des virgules) (*.csv).
Étape 4 : Choisissez l'emplacement souhaité et le nom du fichier, puis cliquez sur Enregistrer.
Étape 5 : Connectez-vous à la plateforme ITE.PF avec vos identifiants, saisissez votre demande de financement, cliquez sur "Importer des salariés" > "Importez le fichier". Vous choisissez votre fichier au format CSV UTF-8 préalablement enregistré, puis vous cliquez sur "Valider".
Que se passe-t-il lors de l'import ?
Lors de l'import de votre fichier, les informations renseignées pour chaque salariés sont contrôlées.
✅ Si les informations sont correctes, elles sont intégrées et traitées immédiatement.
❌ Si une erreur est détectée, les informations ne sont pas intégrées.
En cas d’erreur, un fichier récapitulatif est automatiquement téléchargé sur votre navigateur. Il indique les lignes concernées et les erreurs à corriger.
Corrigez les informations dans votre fichier Excel, enregistrez-le puis importez-le à nouveau.
Mis à jour le : 13/08/2026
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